Neste artigo, vamos explicar de forma simples a diferença entre as principais telas financeiras do sistema: Mensalidades, Contas a Receber, Contas a Pagar e Caixa Diário.
Mensalidades controlam quando o aluno deve ser cobrado (ciclo de cobrança).
Contas a Receber controlam se o dinheiro já foi recebido.
Contas a Pagar controlam as despesas da empresa.
Caixa Diário mostra onde o dinheiro entrou ou de qual conta ele saiu.
1. O que é a tela Mensalidades?
A tela de Mensalidades controla o ciclo de cobrança do aluno/paciente.
Esse ciclo é definido na Matrícula. É na matrícula que você informa se o aluno será cobrado mensalmente, trimestralmente, semestralmente, anualmente, por pacote de sessões ou por outra forma de cobrança.
Aluno mensalista: aparece todos os meses na tela de Mensalidades.
Aluno trimestral: aparece somente a cada 3 meses.
Aluno semestral: aparece somente a cada 6 meses.
Aluno anual: aparece somente uma vez por ano.
Portanto, a tela de Mensalidades responde principalmente esta pergunta:
Mesmo que o aluno parcele o pagamento, a tela de Mensalidades continua seguindo o ciclo configurado na matrícula.
2. O que é a tela Contas a Receber?
A tela de Contas a Receber controla os valores que a empresa tem para receber ou que já recebeu.
Ela é usada para acompanhar:
- se o aluno/paciente já pagou;
- qual valor foi recebido;
- qual data o pagamento foi recebido;
- qual forma de pagamento foi usada;
- se o pagamento foi à vista ou parcelado;
- quais parcelas ainda estão em aberto.
A tela de Contas a Receber responde principalmente esta pergunta:
Exemplo simples
Um aluno contratou um plano trimestral no valor de R$ 300,00, mas combinou de pagar em 3 parcelas de R$ 100,00.
Nesse caso:
- Na tela de Mensalidades, aparece uma cobrança trimestral de R$ 300,00;
- Na tela de Contas a Receber, o sistema pode gerar 3 parcelas de R$ 100,00;
- Cada parcela poderá ser controlada separadamente.
Parcela 1/3 - R$ 100,00 - Recebida
Parcela 2/3 - R$ 100,00 - Em aberto
Parcela 3/3 - R$ 100,00 - Em aberto
3. Como Mensalidades e Contas a Receber trabalham juntas?
Quando você clica em Pagar na tela de Mensalidades, o sistema gera os lançamentos correspondentes no Contas a Receber.
Isso acontece porque a tela de Mensalidades controla o ciclo da cobrança, mas o controle do recebimento real fica no Contas a Receber.
1. O aluno aparece na tela de Mensalidades porque chegou o mês/ciclo de cobrança.
2. Você clica no botão Pagar.
3. O sistema abre a janela de pagamento.
4. Você informa como o aluno vai pagar: dinheiro, Pix, cartão, cheque, boleto etc.
5. Se for parcelado, o sistema cria as parcelas no Contas a Receber.
6. Depois, você acompanha cada recebimento na tela de Contas a Receber.
Parcelar o pagamento não muda o ciclo da matrícula. Um plano trimestral continua sendo trimestral, mesmo que o aluno pague em 2, 3 ou mais parcelas.
4. Exemplo completo: plano trimestral pago em 3 vezes
Imagine a seguinte situação:
- Aluno: João;
- Plano: Trimestral;
- Valor do plano: R$ 300,00;
- Forma combinada de pagamento: 3 parcelas de R$ 100,00.
Como fica na tela Mensalidades?
Como o plano é trimestral, o aluno será cobrado a cada 3 meses.
Abril: não aparece nova cobrança
Maio: não aparece nova cobrança
Junho: aparece nova cobrança de R$ 300,00
Como fica no Contas a Receber?
Ao clicar em Pagar e informar que o pagamento será feito em 3 vezes, o sistema poderá gerar:
2ª parcela - R$ 100,00
3ª parcela - R$ 100,00
A primeira parcela geralmente é marcada como recebida, pois o sistema entende que o primeiro pagamento foi recebido no momento da confirmação.
As demais parcelas ficam para controle futuro.
5. Exemplo com cheque
O aluno possui uma cobrança trimestral de R$ 300,00 e vai pagar com 3 cheques de R$ 100,00.
Nesse caso:
- Na tela de Mensalidades, clique em Pagar;
- Mantenha o valor total da cobrança em R$ 300,00;
- Informe a forma de recebimento, por exemplo: cheque;
- Informe que o recebimento será em 3 parcelas;
- O sistema calculará as parcelas;
- Ao confirmar, o sistema enviará os lançamentos para o Contas a Receber.
Cheque 1 - R$ 100,00 - Recebido
Cheque 2 - R$ 100,00 - Em aberto
Cheque 3 - R$ 100,00 - Em aberto
Assim, você consegue controlar cada cheque separadamente.
6. O que é Contas a Pagar?
A tela de Contas a Pagar é usada para controlar as despesas da empresa.
Exemplos de contas a pagar:
- Aluguel;
- Energia elétrica;
- Água;
- Internet;
- Telefone;
- Contador;
- Compra de materiais;
- Pagamento de professores;
- Impostos;
- Manutenção;
- Limpeza;
- Propaganda e marketing.
A tela de Contas a Pagar responde principalmente esta pergunta:
Exemplo
A empresa recebeu a conta de energia no valor de R$ 250,00.
- Você cadastra essa despesa no Contas a Pagar;
- Quando pagar, marca como paga;
- O sistema registra que essa despesa foi quitada.
A tela de Comissão normalmente é um demonstrativo. Caso seja necessário controlar o pagamento da comissão no financeiro, o lançamento deverá ser feito no Contas a Pagar, considerando comissão, encargos e demais cálculos necessários.
7. Onde entra o Caixa Diário?
O Caixa Diário mostra a movimentação real do dinheiro nas contas da empresa.
Ele mostra, por exemplo:
- em qual conta entrou o pagamento de um aluno;
- de qual conta saiu o pagamento de uma despesa;
- quanto há no Caixa Principal;
- quanto há em cada banco;
- transferências entre contas;
- ajustes de saldo.
O Caixa Diário responde principalmente esta pergunta:
Exemplo de recebimento
O aluno João pagou R$ 100,00 via Pix.
- No Contas a Receber, você vê que a parcela foi recebida;
- No Caixa Diário, você vê que o valor entrou no Banco Itaú, Nubank, Caixa Principal ou outra conta configurada.
Exemplo de pagamento
A empresa pagou R$ 250,00 de energia elétrica.
- No Contas a Pagar, você vê que a despesa foi paga;
- No Caixa Diário, você vê de qual conta saiu esse dinheiro.
Se a empresa deseja acompanhar saldos de banco, caixa físico, Pix, maquininha ou gateway, deve configurar corretamente as contas em Contas, Bancos e Caixas.
8. Exemplos práticos de Caixa Diário
Exemplo 1: pagamento de aluno em dinheiro
O aluno pagou R$ 150,00 em dinheiro na recepção.
- O recebimento aparece no Contas a Receber;
- No Caixa Diário, o valor entra no Caixa Principal;
- O saldo do Caixa Principal aumenta R$ 150,00.
Exemplo 2: pagamento de aluno via Pix
O aluno pagou R$ 200,00 via Pix no Banco Itaú.
- O recebimento aparece no Contas a Receber;
- No Caixa Diário, o valor entra no Banco Itaú;
- O saldo do Banco Itaú aumenta R$ 200,00.
Exemplo 3: pagamento de despesa
A empresa pagou R$ 80,00 de material de limpeza em dinheiro.
- A despesa aparece no Contas a Pagar;
- No Caixa Diário, o valor sai do Caixa Principal;
- O saldo do Caixa Principal diminui R$ 80,00.
Exemplo 4: transferência entre contas
A empresa retirou R$ 500,00 do Caixa Principal e depositou no Banco Itaú.
Isso não é receita e não é despesa. É apenas uma transferência.
- Caixa Principal diminui R$ 500,00;
- Banco Itaú aumenta R$ 500,00;
- O dinheiro apenas mudou de lugar.
Transferência entre contas não deve ser lançada como Nova Entrada ou Nova Saída. Use a opção de transferência para não distorcer os relatórios.
9. Diferença resumida entre as telas
| Tela | O que controla | Exemplo |
|---|---|---|
| Mensalidades | O ciclo de cobrança do aluno. | Aluno mensal aparece todo mês. Aluno trimestral aparece a cada 3 meses. |
| Contas a Receber | Os valores que a empresa tem para receber ou já recebeu. | Plano de R$ 300,00 parcelado em 3 vezes de R$ 100,00. |
| Contas a Pagar | As despesas da empresa. | Aluguel, energia, internet, contador, material de limpeza. |
| Caixa Diário | A movimentação real do dinheiro nas contas. | R$ 100,00 entrou no Banco Itaú via Pix. |
10. Erros comuns
Erro 1: lançar o mesmo valor duas vezes
Se você marcou uma mensalidade como paga e o sistema já gerou o Contas a Receber, não lance o mesmo valor manualmente no Caixa Diário, a menos que tenha certeza do que está fazendo.
O aluno pagou R$ 200,00.
Você marcou a mensalidade como paga.
Depois lançou manualmente mais R$ 200,00 no Caixa Diário.
Resultado: o sistema pode considerar R$ 400,00 em vez de R$ 200,00.
Erro 2: usar Nova Entrada para transferência
Se você tirou dinheiro do Caixa Principal e colocou no banco, isso é uma transferência.
Não lance como Nova Entrada, pois o dinheiro não entrou na empresa. Ele apenas mudou de conta.
Erro 3: confundir parcelamento com ciclo
Um plano trimestral pode ser pago em 3 parcelas, mas ele continua sendo trimestral.
O ciclo fica na Mensalidade. As parcelas ficam no Contas a Receber.
11. Dicas importantes
- Use a tela de Mensalidades para cobrar alunos conforme o ciclo da matrícula.
- Use o Contas a Receber para controlar recebimentos, parcelas e pagamentos.
- Use o Contas a Pagar para controlar despesas da empresa.
- Use o Caixa Diário para acompanhar onde o dinheiro entrou ou saiu.
- Configure corretamente as contas em Contas, Bancos e Caixas.
- Evite lançamentos manuais duplicados.
- Use transferência quando o dinheiro mudar de uma conta para outra.
- Use ajuste de caixa somente para corrigir saldo.
12. Resumo final
Mensalidades: controlam quando o aluno deve ser cobrado.
Contas a Receber: controlam como e quando o dinheiro será recebido.
Contas a Pagar: controlam as despesas que a empresa precisa pagar.
Caixa Diário: mostra onde o dinheiro entrou ou saiu.
Mensalidades controlam o ciclo, Contas a Receber controlam o recebimento, Contas a Pagar controlam as despesas e o Caixa Diário controla o movimento real do dinheiro.
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