Caixa Diário: o que é, para que serve e como usar

O Caixa Diário é a tela usada para acompanhar o dinheiro que entrou, saiu ou foi movimentado entre contas da empresa.

Ele funciona como um extrato financeiro interno do sistema. Nele você consegue visualizar movimentações de contas como:

• Caixa físico da recepção;
• Conta bancária;
• Conta digital;
• Maquininha;
• Gateway de pagamento;
• Carteira digital;
• Outras contas usadas pela empresa.

1. Para que serve o Caixa Diário?

O Caixa Diário serve para responder perguntas como:

• Quanto entrou hoje?
• Quanto saiu hoje?
• Quanto tenho no Caixa Principal?
• Quanto tenho em cada banco ou conta financeira?
• De qual conta saiu uma despesa?
• Em qual conta entrou o pagamento de um aluno/paciente?
• Houve transferência entre o caixa físico e o banco?
• O saldo da conta está correto?

Ele ajuda a empresa a ter uma visão mais clara do dinheiro disponível.

2. Antes de usar: configure suas contas

Antes de usar o Caixa Diário, é recomendado configurar as contas financeiras da empresa.

Acesse:

Nessa tela, você pode cadastrar as contas onde o dinheiro entra ou sai.

Exemplos de contas que podem ser cadastradas

• Caixa Principal;
• Caixa da Recepção;
• Banco Itaú;
• Banco Bradesco;
• Nubank;
• Sicredi;
• Stone;
• Cielo;
• Mercado Pago;
• Asaas;
• Pagar.me.

3. O que é a Conta Principal?

A Conta Principal é a conta padrão usada pelo sistema quando não houver uma conta financeira específica selecionada.

Exemplo:

• Um pagamento foi registrado automaticamente;
• O sistema precisa lançar esse valor no Caixa Diário;
• Se nenhuma conta específica foi escolhida, o valor entra na conta padrão.

Normalmente, essa conta é chamada de:

4. Como ligar ou desligar os lançamentos automáticos

O sistema pode lançar automaticamente no Caixa Diário os valores pagos no Contas a Receber e no Contas a Pagar.

Para ligar ou desligar esse recurso, acesse:

Nessa tela, procure a configuração relacionada aos lançamentos automáticos no Caixa Diário.

Quando deixar ligado?

Deixe ligado se você deseja que o sistema crie automaticamente os lançamentos no Caixa Diário quando uma conta for marcada como paga ou recebida.

Exemplo:

• Aluno João pagou uma mensalidade de R$ 200,00;
• Você marcou a cobrança como paga;
• O sistema lança automaticamente uma entrada de R$ 200,00 no Caixa Diário.

Quando deixar desligado?

Deixe desligado se você não deseja controlar o Caixa Diário pelo sistema, ou se prefere fazer todos os lançamentos manualmente.

5. De onde vêm os dados do Caixa Diário?

Os lançamentos do Caixa Diário podem vir de duas formas:

1. Lançamentos automáticos

São criados pelo próprio sistema quando uma conta é marcada como paga ou recebida.

Exemplos:

• Pagamento de mensalidade;
• Recebimento de uma conta a receber;
• Pagamento de uma conta a pagar;
• Recebimento vindo de uma venda ou lançamento financeiro.

2. Lançamentos manuais

São criados pelo usuário diretamente na tela do Caixa Diário.

Exemplos:

• Entrada manual de dinheiro;
• Saída manual de dinheiro;
• Transferência entre contas;
• Ajuste de saldo.

6. Entendendo os botões do Caixa Diário

Na tela do Caixa Diário, você encontrará alguns botões principais.

Nova Entrada

Use este botão quando entrou dinheiro na empresa e esse valor não veio automaticamente de uma mensalidade ou conta a receber.

Exemplos:

• Recebimento avulso não cadastrado anteriormente;
• Venda simples feita diretamente na recepção;
• Entrada de dinheiro esquecida em outro lançamento;
• Valor recebido fora do processo normal do sistema.

Nova Saída

Use este botão quando saiu dinheiro da empresa e esse valor não veio automaticamente de uma conta a pagar.

Exemplos:

• Compra pequena feita em dinheiro;
• Pagamento rápido que não foi lançado no Contas a Pagar;
• Despesa simples da recepção;
• Retirada manual de dinheiro.

Transferir

Use este botão para movimentar dinheiro de uma conta para outra.

A transferência não é receita e não é despesa. Ela apenas muda o dinheiro de lugar.

Exemplos:

• Transferir dinheiro do Caixa Principal para o Banco;
• Transferir dinheiro do Banco para o Caixa Principal;
• Transferir dinheiro entre dois bancos;
• Registrar um depósito feito no banco;
• Registrar uma retirada do banco para colocar dinheiro no caixa físico.

Ajuste Entrada

Use este botão somente para corrigir o saldo quando estiver faltando dinheiro no sistema.

O Ajuste Entrada aumenta o saldo de uma conta.

Exemplos de uso:

• O saldo real do caixa está maior que o saldo mostrado no sistema;
• Foi encontrado um valor que não tinha sido lançado;
• A empresa começou a usar o Caixa Diário e precisa ajustar o saldo inicial;
• Houve diferença de conferência e é necessário corrigir o saldo.

Ajuste Saída

Use este botão somente para corrigir o saldo quando houver valor a diminuir no sistema.

O Ajuste Saída diminui o saldo de uma conta.

Exemplos de uso:

• O saldo real do caixa está menor que o saldo mostrado no sistema;
• Houve lançamento duplicado;
• Foi identificada uma diferença negativa no caixa;
• É necessário corrigir o saldo para bater com o valor real.

7. Entendendo os campos do lançamento

Data do movimento

É a data em que o dinheiro entrou, saiu ou foi movimentado.

Exemplo: se o pagamento aconteceu no dia 10/05/2026, essa deve ser a data do movimento.

Conta financeira

É a conta onde o dinheiro entrou ou de onde o dinheiro saiu.

Exemplos:

• Caixa Principal;
• Banco Itaú;
• Asaas;
• Stone;
• Mercado Pago.

Valor

É o valor movimentado.

Informe sempre o valor positivo. O sistema identifica se será entrada ou saída conforme o tipo do lançamento.

Descrição

Informe uma descrição clara do lançamento.

Exemplos:

• Pagamento mensalidade João;
• Compra de material de limpeza;
• Depósito no banco;
• Ajuste de conferência de caixa;
• Recebimento avaliação avulsa.

Forma de pagamento

Informe como o valor foi pago ou recebido.

Exemplos:

• Dinheiro;
• Pix;
• Cartão de débito;
• Cartão de crédito;
• Boleto;
• Transferência;
• Cheque.

Número do documento

Pode ser usado para informar um número de recibo, comprovante, documento interno ou referência.

Esse campo é opcional.

Observação

Use a observação para explicar melhor o lançamento, principalmente em ajustes.

Exemplo:

8. Entendendo os cards de totais

Na parte superior da tela, o sistema pode exibir cards com totais. Eles servem para facilitar a conferência do período filtrado.

Saldo anterior

Mostra o saldo que existia antes do período selecionado.

Exemplo:

Entradas no período

Soma todo o dinheiro que entrou no período filtrado.

Exemplos de entradas:

• Pagamentos de alunos;
• Recebimentos manuais;
• Transferências recebidas de outra conta;
• Ajustes de entrada.

Saídas no período

Soma todo o dinheiro que saiu no período filtrado.

Exemplos de saídas:

• Contas pagas;
• Despesas manuais;
• Transferências enviadas para outra conta;
• Ajustes de saída.

Transferências no período

Mostra os valores movimentados entre contas da própria empresa.

Transferência não é lucro, receita ou despesa. É apenas dinheiro mudando de uma conta para outra.

Saldo final

É o resultado após considerar o saldo anterior, as entradas e as saídas.

Saldos das contas

Também podem ser exibidos cards mostrando o saldo atual de cada conta financeira.

Exemplo:

• Caixa Principal: R$ 850,00;
• Banco Itaú: R$ 4.200,00;
• Asaas: R$ 320,00;
• Total Geral: R$ 5.370,00.

9. Por que o Caixa Diário é diferente do Contas a Receber?

O Contas a Receber mostra os valores que a empresa tem para receber ou que já recebeu.

O Caixa Diário mostra onde o dinheiro entrou.

Exemplo

Um aluno tem uma mensalidade de R$ 300,00.

• No Contas a Receber, aparece que o aluno deve pagar R$ 300,00;
• Quando o aluno paga, o recebimento é marcado como pago;
• No Caixa Diário, aparece em qual conta esse dinheiro entrou.

10. Por que o Caixa Diário é diferente do Contas a Pagar?

O Contas a Pagar mostra as despesas que a empresa tem para pagar ou que já foram pagas.

O Caixa Diário mostra de qual conta saiu o dinheiro.

Exemplo

A empresa tem uma conta de energia de R$ 250,00.

• No Contas a Pagar, aparece a despesa de energia;
• Quando a conta é marcada como paga, o sistema registra o pagamento;
• No Caixa Diário, aparece de qual conta saiu o dinheiro, como Banco Itaú ou Caixa Principal.

11. Por que o Caixa Diário é diferente do DRE?

O DRE é um relatório de resultado da empresa. Ele ajuda a analisar receitas, despesas, lucro ou prejuízo.

O Caixa Diário é um controle de movimentação de dinheiro.

Exemplo simples

Uma empresa pode ter muitas vendas no mês, mas ainda não ter recebido todo o dinheiro. Nesse caso, o DRE pode mostrar resultado, mas o Caixa Diário mostra apenas o dinheiro que realmente entrou.

12. Por que o Caixa Diário é diferente do Fluxo de Caixa?

O Fluxo de Caixa pode mostrar uma visão de previsão, considerando valores que ainda vão entrar ou sair.

O Caixa Diário mostra os lançamentos que já aconteceram no caixa.

Exemplo

A empresa tem:

• R$ 1.000,00 no caixa hoje;
• R$ 500,00 para receber amanhã;
• R$ 300,00 para pagar depois de amanhã.

O Fluxo de Caixa pode ajudar a prever que a empresa terá:

Mas o Caixa Diário mostra apenas o que já entrou ou saiu de fato.

13. Exemplos completos de uso

Exemplo 1: aluno pagou mensalidade por Pix

Situação:

• Aluno João pagou R$ 200,00;
• Forma de pagamento: Pix;
• O dinheiro entrou no Banco Itaú.

Se o automático estiver ligado:

• Você marca a mensalidade ou conta como paga;
• O sistema lança automaticamente no Caixa Diário;
• O saldo do Banco Itaú aumenta em R$ 200,00.

Se o automático estiver desligado:

• Você precisará lançar manualmente em Nova Entrada, se quiser controlar esse valor no Caixa Diário.

Exemplo 2: pagamento de aluguel

Situação:

• A empresa pagou aluguel de R$ 2.000,00;
• O dinheiro saiu do Banco Bradesco.

Se o automático estiver ligado:

• Ao marcar a conta como paga, o sistema registra a saída no Caixa Diário;
• O saldo do Banco Bradesco diminui em R$ 2.000,00.

Exemplo 3: depósito do dinheiro físico no banco

Situação:

• Havia R$ 700,00 no Caixa Principal;
• Esse valor foi depositado no Banco Itaú.

Use o botão Transferir.

• Origem: Caixa Principal;
• Destino: Banco Itaú;
• Valor: R$ 700,00.

Resultado:

• Caixa Principal diminui R$ 700,00;
• Banco Itaú aumenta R$ 700,00;
• Não é gerada receita;
• Não é gerada despesa.

Exemplo 4: saldo físico não bate com o sistema

Situação:

• Sistema mostra R$ 500,00 no Caixa Principal;
• Ao contar o dinheiro, existem apenas R$ 480,00;
• Diferença: R$ 20,00 a menos.

Use Ajuste Saída no valor de R$ 20,00.

Assim o saldo do sistema ficará igual ao saldo real.

Exemplo 5: valor encontrado no caixa

Situação:

• Sistema mostra R$ 300,00 no Caixa Principal;
• Ao conferir, existem R$ 350,00;
• Diferença: R$ 50,00 a mais.

Use Ajuste Entrada no valor de R$ 50,00.

14. Quando não usar o Caixa Diário manualmente

Evite lançar manualmente no Caixa Diário quando o lançamento já existe em outra tela.

Exemplos:

• Se o aluno pagou uma mensalidade, use a tela de mensalidades ou contas a receber;
• Se é uma despesa cadastrada, use o Contas a Pagar;
• Se o valor foi gerado automaticamente, não lance novamente manualmente;
• Se é apenas troca de dinheiro entre contas, use Transferir, não Nova Entrada ou Nova Saída.

15. O que fazer se lancei errado?

Se um lançamento foi feito errado, o ideal é corrigir conforme o tipo de erro.

Lancei uma entrada ou saída manual errada

Você pode editar ou estornar o lançamento, conforme as permissões disponíveis no sistema.

Marquei uma conta como paga por engano

Volte na tela de origem, como Contas a Receber, Contas a Pagar ou Mensalidades, e desfaça o pagamento por lá.

O Caixa Diário deverá refletir essa alteração conforme a configuração do sistema.

Fiz uma transferência errada

Verifique se existe a opção de estornar ou cancelar a transferência. Caso não tenha certeza, entre em contato com o suporte antes de fazer novos lançamentos.

Meu saldo não bate

Confira:

• Se todos os pagamentos foram lançados corretamente;
• Se existem lançamentos duplicados;
• Se alguma conta foi paga na conta financeira errada;
• Se houve transferência entre contas;
• Se é necessário fazer um Ajuste de Entrada ou Ajuste de Saída.

16. Boas práticas

• Cadastre as contas financeiras antes de usar o Caixa Diário;
• Use nomes claros, como “Caixa Principal”, “Banco Itaú” ou “Asaas”;
• Evite lançar manualmente valores que já vêm do Contas a Receber ou Contas a Pagar;
• Use Transferir somente para mover dinheiro entre contas;
• Use Ajuste somente para corrigir saldo;
• Preencha sempre uma boa descrição;
• Use a observação para explicar ajustes e correções;
• Confira os saldos com frequência;
• Se o saldo ficar negativo, revise os lançamentos da conta.

17. Resumo final